কিভাবে আপডেট কুয়েরি তৈরি করবেন?
Update Query বোঝার জন্য একটি টেবিল তৈরি করবো। আর টেবিল তৈরি করার নিয়ম পূর্বেই বর্ণিত হয়েছে। ইচ্ছে করলে দেখে নিতে পারেন। নিচে টেবিলের ফিল্ড নেম ও ডেটা টাইপ দেয়া হলো। ঝটপট তৈরি করে নিন। এতে করে টেবিল তৈরির অনুশীলনও হয়ে যাবে। অথবা আপনার পূর্বের তৈরি করা টেবিলও ব্যবহার করতে পারবেন। এক্ষেত্রে তৈরিকৃত টেবিলের নাম দিয়েছি Student Marksheet।
যে কোন কুয়েরি সম্পাদনের জন্য অবশ্যই টেবিলে ডেটা ইনপুট করা থাকতে হবে। এজন্য এইমাত্র আমাদের তৈরি করা টেবিলে নূণ্যতম ১০টি ডেটা ইনপুট করুন। এক্ষেত্রে একটি বিষয় খেয়াল রাখবেন টেবিলের TotalNumber, Average, Result ফিল্ডে কোন ডেটা ইনপুট করার প্রয়োজন নেই। কারণ ঐ ফিল্ডগুলি আপডেট কুয়েরি দ্বারা সম্পাদন করা হবে। নিচের চিত্রে আমাদের তৈরিকৃত টেবিলের রেকর্ডসমূহ দেখানো হলো:
লক্ষ্য করুন, লাল চিহ্নিত স্থানে ডেটা ইনপুট করা হয়নি। TotalNumber, Average ফিল্ডের ডেটা টাইপ নাম্বার হওয়াতে ০ প্রদর্শিত হচ্ছে। এবং Result ফিল্ডের ডেটা টাইপ Short Text হওয়াতে খালি দেখাচ্ছে। এই খালি ডেটাসমূহ আপডেট কুয়েরি দ্বারা সম্পাদন করা হবে।
ধাপ: ১
- টেবিলটি ওপেন করা থাকলে কীবোর্ডের Ctrl+W চেপে তা বন্ধ করুন।
- কোন বার্তা এলে টেবিলের ডেটার শেষ ইনপুটকৃত তথ্য সংরক্ষণ করার জন্য Yes ক্লিক করুন।
- ট্যাববার হতে Create ট্যাব ক্লিক করুন।
- Queries গ্রুপ বা প্যানেল হতে Query Design ক্লিক করুন।
- নিচের মতো Show Table এর ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে। এখান থেকে Student Marksheet টেবিলটি সিলেক্ট করুন। অতপর Add ক্লিক করে টেবিলটি কুয়েরি উইন্ডোতে আনুন এবং Close ক্লি করে প্রদর্শিত উইন্ডোটি বন্ধ করুন।
- TotalNumber, Average ও Result ফিল্ডসমূহ ডাবল-ক্লিক করে কুয়েরি ডিজাইন উইন্ডোতে আনুন।
নিচের চিত্রটি লক্ষ্য করুন।
- Query Type গ্রুপ গ্রুপ বা প্যানেল হতে Update ক্লিক করুন।
- এবারে Update To রো এর TotalNumber ফিল্ডে নিচের মত টাইপ করুন:
[Bangla]+[English]+[Math]+[Physics]+[Chemistry]+[Math]
নোট: এক্ষেত্রে ফিল্ডের নামগুলো তৃতীয় বন্ধনীর মধ্যে লিখতে হবে। এবং কোনভাবেই বানান ভুল হওয়া যাবে না।
- এবারে Update To রো এর Average ফিল্ডে নিচের মত টাইপ করুন:
[TotalNumber]/6
- এবারে Update To রো এর Result ফিল্ডে নিচের মত টাইপ করুন:
iif([Average]>=70,”Star”,iif([Average]>=60,”1st Division”,iif([Average]>=50,”2nd Division”,iif([Average]>=40,”3rd Division”,”Fail”))))
নোট: এক্ষেত্রে আমরা রেজাল্ট মোট মার্কের গড়ের উপর বের করেছি। শর্তগুলো হলো:
- ৭০ এর সমান কিংবা বেশি হয় তবে Star পাবে।
- ৬০ এর সমান কিংবা বেশি হয় তবে 1st Division পাবে।
- ৫০ এর সমান কিংবা বেশি হয় তবে 2nd Division পাবে।
- ৪০ এর সমান কিংবা বেশি হয় তবে 3rd Division পাবে।
- উপরের কোন শর্ত পূরণ না হলে Fail হবে।
ধাপ: ২
- কুয়েরি সংরক্ষণ করার জন্য কীবোর্ডের Ctrl+S বা কুইক একসেস টুলবারের সেভ আইকন ক্লিক করুন।
- কুয়েরি জন্য নতুন নাম টাইপ করে Ok ক্লিক করুন।
- এক্ষেত্রে আমরা কুয়েরি নাম হিসেবে Student Marksheet Update Query ব্যবহার করেছি।
- Student Marksheet টেবিলটি নেভিগেশন প্যান হতে ডাবল-ক্লিক করে ওপেন করুন।
লক্ষ্য করুন টেবিলে কোনরূপ পরিবর্তন হয়নি। কারণ হলো আমরা তৈরিকৃত কুয়েরি এখন পর্যন্ত রান করিনি।
- কীবোর্ডের Ctrl+W চেপে Student Marksheet টেবিলটি বন্ধ করুন।
- আপডেট কুয়েরি রান করাতে নেভিগেশন প্যানের Student Marksheet Update Query এর উপর ডাবল ক্লিক করুন।
- প্রদর্শিত ডায়ালগ বক্সের Yes বাটন ক্লিক করুন।
- পুনরায় প্রদর্শিত ডায়ালগ বক্সের Yes বাটন ক্লিক করুন।
লক্ষ্য করুন ১০টি রো আপডেট করার ইনফরমেশন প্রদর্শিত হচ্ছে।
- এবারে Student Marksheet টেবিলটি নেভিগেশন প্যান থেকে ডাবল-ক্লিক করে ওপেন করুন।
লক্ষ্য করুন TotalNumber, Average ও Result ফিল্ডগুলি আপডেট হয়েছে।
নোট: অনেক সময় তৈরিকৃত কুয়েরিটি একাধিক বার রান করানোর প্রয়োজন হতে পারে। এজন্য সঠিকভাবে আপডেট না হলে পুনরায় আপডেট কুয়েরিটি রান করুন।
লক্ষ্য করুন, Student Marksheet টেবিলটি নিচের মত আপডেট হয়েছে।
কিভাবে আপডেট কুয়েরি এডিট [Edit] করবেন?
প্রয়োজনীয় আপডেট কুয়েরিটি ডিজাইন মোডে ওপেন করুন এবং প্রয়োজনীয় কার্য সম্পাদন করে সেভ করুন।
Append Query তৈরি করার পদ্ধতি:
Append Query হলো কোন টেবিলের রেকর্ড বা রেকর্ডসমূহ একই ডেটাবেজ কিংবা অন্য ডেটাবেজের টেবিলের সাথে অন্তুর্ভূক্ত বা যুক্ত করা। Append Query সম্পাদন করার জন্য কিছু নিয়ম মেনে চলতে হয়। নিয়মগুলো হলো:
- উভয় টেবিলের ফিল্ড নেম এক থাকতে হবে।
- দুটি টেবিলে একই ডেটা টাইপ থাকতে হবে।
ধরুন, পূর্বের তৈরিকৃত Employee Information টেবিলের সকল রেকর্ড নতুন একটি টেবিল তৈরি করে সেখানে Append করতে চাই। এজন্য আমাদের যা করতে হবে।
- Employee Information টেবিল এর অনুরূপ আরেকটি টেবিল তৈরি করতে হবে।
- নতুন টেবিলে রেকর্ডসমূহ Append করতে হবে।
ডেটাবেজে টেবিল কপি পেস্ট করা:
বিভিন্ন উপায়ে ডেটাবেজে টেবিল কপি পেস্ট করা যায়। এখানে সহজ পদ্ধতি বর্ণিত হলো:
- নেভিগেশন প্যানের Employee Information টেবিলটি সিলেক্ট করুন।
- টেবিলটি কপি করার জন্য কীবোর্ডের Ctrl+C চাপুন।
- টেবিলটি পেস্ট করার জন্য কীবোর্ডের Ctrl+V চাপুন।
- নিচের মত Paste Table As এর ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে।
- এবারে Table Name এর নিচে টেবিলের নতুন নাম টাইপ করুন। এক্ষেত্রে আমরা New Employee Information দিয়েছি।
- শুধুমাত্র টেবিল স্ট্রাকচার কপি হওয়ার জন্য Structure Only রেডিও বাটন সিলেক্ট করে দিন।
- অবশেষে Ok ক্লিক করুন।
লক্ষ্য করুন, নেভিগেশন প্যানে New Employee Information নামে একটি টেবিল তৈরি হয়েছে। ডাবল-ক্লিক করে ওপেন করুন। এমতাবস্থায় টেবিলে কোন রেকর্ড পরিলক্ষিত হবে না। কারণ আমরা Employee Information টেবিলের স্ট্রাকচার কপি করেছি; কোন ডেটা কপি করি নি।
ভিন্ন টেবিলে ডেটা Append করা:
এবারে আমরা দেখবো কিভাবে Employee Information টেবিলের সংরক্ষিত সকল রেকর্ডসমূহ New Employee Information টেবিলে Append (যুক্ত) করা যায়।
- ট্যাববার হতে Create ট্যাব ক্লিক করুন।
- Queries গ্রুপ বা প্যানেল হতে Query Design ক্লিক করুন।
- প্রদর্শিত Show Table এর ডায়ালগ বক্স হতে Employee Information টেবিলটি সিলেক্ট করে Add ক্লিক।
- অবশেষে উইন্ডোটি বন্ধ করার জন্য Close বাটন ক্লিক করুন।
- আমরা যদি সকল ফিল্ডের ডেটাসমূহ Append করতে চাই তবে Employee Information টেবিলের * ডাবল-ক্লিক করুন (নিচের চিত্র দেখুন)। ইচ্ছে করলে প্রতিটি ফিল্ড ডাবল-ক্লিক করেও কুয়েরি গ্রীডে আনতে পারবেন।
- অতপর Query Type গ্রুপ বা প্যানেল হতে Append ক্লিক করুন।
- এবারে Append ডায়ালগ বক্সের Table Name এর পাশে ড্রপ-ডাউন হতে New Employee Information টেবিলটি সিলেক্ট করে Ok ক্লিক করুন।
- ডেটা বা রেকর্ডসমূহ Append হওয়ার জন্য Results গ্রুপ বা প্যানেলের Run ক্লিক করুন।
- লক্ষ্য করুন, ডেটা বা রেকর্ডসমূহ Append হওয়ার কনফরমেশন উইন্ডো প্রদর্শিত হয়েছে। এবং কতগুলো রেকর্ড Append করবে তা প্রদর্শিত হবে। ডায়লগ বক্সের Yes বাটন ক্লিক করুন।
Append Query সংরক্ষণ করা:
- এবারে তৈরিকৃত কুয়েরিটি সংরক্ষণ করার জন্য কীবোর্ডের Ctrl+C চাপুন অথবা, কুইক একসেস বারের সেভ বাটন ক্লিক করুন। প্রয়োজনীয় নাম দিয়ে টাইপ করুন। আমরা এক্ষেত্রে কুয়েরিটির নাম My Append Query রেখেছি। অবশেষে Ok ক্লিক করুন।
- নেভিগেশন প্যানে New Employee Information টেবিলটি ডাবল-ক্লিক করে Open করুন। দেখুন Employee Information টেবিল থেকে সকল রেকর্ডসমূহ New Employee Information টেবিলে যুক্ত হয়েছে।
Append Query মুছে (Delete) ফেলা:
- নেভিগেশন প্যানের যে Append Query টি মুছতে চান তা সিলেক্ট করুন।
- কীবোর্ডের Delete কী চাপুন।
নিচের মত কনফরমেশন উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।
- Append Query টি মুছে ফেলতে চাইলে Yes ক্লিক করুন। ডিলিট না করে পূর্বের অবস্থায় ফিরে যেতে চাইতে No ক্লিক করুন।
নোট: আপনি ইচ্ছে করলে শর্ত সাপেক্ষেও রেকর্ড Append করতে পারবেন। প্রয়োজনে ভিন্ন ডেটাবেজেও ডেটা বা রেকর্ডসমূহ Append করতে পারবেন।
Make Query Table তৈরি করা
এক বা একাধিক টেবিলের মধ্যে কুয়েরি সম্পাদন করে প্রাপ্ত ফলাফল টেবিলে রূপান্তর করাকেই Make Query Table বলে। সহজভাবে বলতে উদাহরণ দিয়ে বলতে হয়।
ধরুন, আপনার ডেটাবেজের দুটি টেবিলের মধ্যে থেকে কিছু ফিল্ড নিয়ে আরেকটি ভিন্ন টেবিল তৈরি করতে চান। সেক্ষেত্রে Make Query Table দ্বারা খুস সহজেই কাজটি সমাধা করা যাবে। আসুন দেখা যাক কিভাবে কাজটি করা যায়।
আরেকটি বিষয় অবশ্যই অবগত আছেন যে, দুটি টেবিল থেকে কুয়েরি, ফর্ম বা রিপোর্ট যে কোন কিছু তৈরি করার জন্য টেবিল দুটোর মধ্যে অবশ্যই রিলেশন থাকতে হবে।
উদাহরণে আমরা যে দুটি টেবিল ব্যবহার করেছি। পূর্ব থেকেই টেবিল দুটির মধ্যে রিলেশন তৈরি করে রেখেছি। রিলেশন সম্পর্কে পূর্বের টিউনে বেসিক ধারণা দেয়া হয়েছে। ইচ্ছে করলে দেখে আসতে পারেন।
ধাপ ১:
সুবিধার জন্য টেবিল দুটির ফিল্ড নেম ও ডেটা টাইপ নিচের চিত্রে দেয়া হলো:
দুটি টেবিল হতে StudentID, StudentName, FName, Address, CellPhone ও Result ফিল্ডের সমন্বয়ে নতুন একটি টেবিল তৈরি করতে চাই।
- ট্যাববারের Create ট্যাব ক্লিক করে Queries গ্রুপ বা প্যানেল হতে Query Design ক্লিক করুন।
- প্রদর্শিত Show Table এর ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে।
- Student Information ও Student Marksheet টেবিল দুটি সিলেক্ট করে Add ক্লিক করে Close ক্লিক করুন। নিচের চিত্রের মত কুয়েরি উইন্ডোতে টেবিল দুটি রিলেশন অবস্থায় প্রদর্শিত হবে।
- উপরের চিত্রে লাল চিহ্নিত ফিল্ডসমূহ ডাবল-ক্লিক করে কুয়েরি গ্রীডে স্থাপন করুন। নিচের চিত্রের মত দেখাবে।
- এবারে Query Type গ্রুপ বা প্যানেল হতে Make Table ক্লিক করুন।
- Make Table এর প্রদর্শিত উইন্ডোর Table Name এর পাশে নতুন টেবিলের নাম হিসেবে Student Info with Result টাইপ করুন।
- অতপর Ok ক্লিক করুন।
দেখুন নেভিগেশন প্যানে Tables অবজেক্টের ভেতর আমাদের নতুন তৈরি করা টেবিলটি নেই। তার কারণ হলো এখনো আমরা কুয়েরিটি রান করিনি।
- আপনি ইচ্ছে করলে কুয়েরি এখনও রান করতে পারেন কিংবা সংরক্ষণ করে পরেও তা রান করাতে পারবেন।
- এখনই রান করানোর জন্য Result গ্রুপ বা প্যানেলের Run ক্লিক করুন।
- প্রদর্শিত উইন্ডো হতে নতুন টেবিলটি তৈরি হওয়ার জন্য Yes বাটন ক্লিক করুন।
- টেবিল না তৈরি করে পূর্বের অবস্থায় ফিরে যেতে No বাটন ক্লিক করুন।
ধাপ ২:
নেভিগেশন প্যানে লক্ষ্য করুন, Student Info with Result টেবিলটি প্রদর্শিত হচ্ছে।
- পরবর্তীতে ব্যবহারের জন্য কুয়েরিটি সংরক্ষণ করতে কীবোর্ডের Ctrl+S চাপুন কিংবা কুইক একসেস টুলবারের Save ক্লিক করুন।
- প্রদর্শিত ডায়ালগ বক্সে কুয়েরি নাম হিসেবে My Make Query Table টাইপ করুন।
- অতপর Ok ক্লিক করুন।
- কীবোর্ডের Ctrl+W চেপে কুয়েরি উইন্ডোটি বন্ধ করুন।
- নেভিগেশন প্যান থেকে এইমাত্র তৈরিকৃত Student Info with Result টেবিলটি ডাবল-ক্লিক করে ওপেন করুন।
দেখুন নিচের চিত্রের মত টেবিলটি প্রদর্শিত হচ্ছে।
আজকের মতো এখানেই শেষ করছি।
প্রয়োজনীয় ডেটাবেজটি ওপেন করুন। অর্থাৎ যে ডেটাবেজের তথ্য মুছতে চান। এক্ষেত্রে উদাহরণ হিসেবে আমরা AccessTutorial ডেটাবেজটি ওপেন করেছি এবং Student Information টেবিলে যাদের ঠিকানা Natore তাদের রেকর্ডসমূহ মুছে ফেলতে চাই।
- Student Information টেবিলটি নেভিগেশন প্যান থেকে ডাবল ক্লিক করে ওপেন করুন। লক্ষ্য করে দেখুন ৫ এবং ৯নং রেকর্ড দুটিতে Natore রয়েছে।
- কীবোর্ডের Ctrl+W চেপে টেবিলটি বন্ধ করুন।
- ট্যাববারের Create ট্যাব ক্লিক করুন।
- Queries গ্রুপ বা প্যানেল হতে Query Design ক্লিক করুন।
নিচের মত Show Table ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে।
- Student Information টেবিলটি সিলেক্ট করে Add ক্লিক করুন।
- Show Table ডায়ালগ বক্স বন্ধ করার জন্য Close বাটন ক্লিক করুন।
- এবারে Student Information এর সকল ফিল্ডসমূহ ডাবল ক্লিক করে কুয়েরি গ্রীডে আনুন।
- অতপর Design ট্যাবের Query Type গ্রুপ বা প্যানেল হতে Delete ক্লিক করুন।
- এবারে Criteria রো এ Address ফিল্ডে “Natore” টাইপ করুন।
নিচের চিত্রের মত উইন্ডো পরিলক্ষিত হবে।
- কুয়েরি সেভ করার জন্য কীবোর্ডর Ctrl+S অথবা কুইক একসেস টুলবারের সেভ বাটন ক্লিক করুন।
- কুয়েরি নাম হিসেবে Natore Delete Query টাইপ করুন।
- অতপর Ok ক্লিক করুন।
এবারে Results গ্রুপ বা প্যানেলের Run ক্লিক করে কুয়েরিটি রান করে Student Information টেবিলে যাদের ঠিকানা Natore রয়েছে সেগুলো ডিলিট করতে পারবেন।
অথবা, পরবর্তীতেও কুয়েরিটি নেভিগেশন প্যান হতে Natore Delete Query ডাবল ক্লিক করেও রান করাতে পারবেন। আমরা এ পদ্ধতিটি অবলম্বন করে ডিলিট কুয়েরি সম্পাদন করবো।
- কুয়েরি বন্ধ করার জন্য কীবোর্ডের Ctrl+W চাপুন।
- এবারে নেভিগেশন প্যান হতে Natore Delete Query ডাবল ক্লিক করুন।
নিচের মত উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।
- এবারে Yes ক্লিক করুন।
নিচের মত আরেকটি উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।
চিত্র: ৬
- Yes ক্লিক করুন।
- এবারে Student Information টেবিলটি ওপেন করে দেখুন।
যাদের ঠিকানা Natore ছিল তাদের রেকর্ড দুটি ডিলিট হয়ে গেছে।
কিভাবে Delete Query ডিলিট করবেন?
- কুয়েরি ওপেন করা থাকলে তা বন্ধ করুন।
- অতপর নেভিগেশন প্যানে অবস্থিত যে ডিলিটি কুয়েরি মুছতে চান তা সিলেক্ট করুন।
- মাউসের রাইট বাটন ক্লিক করে Delete ক্লিক করুন।
- কোন বার্তা এলে Yes ক্লিক করুন।